De ‘Operational Taskforce’ van Pentair zet alle middelen in
Het is vrijdagnamiddag en heel wat bedrijven sluiten de deuren tot maandagochtend. Hier en daar echter lichten nog enkele computerschermen op. Een teken dat de ‘Operational Taskforce’ van Pentair in actie geschoten is.
Zoals elke vrijdag vergaderen ze om er zeker van te zijn dat er zich op maandagochtend geen onaangename verrassingen aandienen. Welke externe factoren kunnen een impact op de productie hebben? Welke noodmaatregelen kunnen we treffen? Welke alternatieve oplossingen kunnen we voorstellen? Hoe kan de bevoorrading van de Pentair-klanten verzekerd worden? En waarover moeten ze geïnformeerd worden? En het is nog niet eens avond.
Waarom de bevoorradingsketen hapert
In de hele wereld krijgt elke bedrijfstak te maken met een mank lopende bevoorradingsketen. Daar zijn talrijke en complexe redenen voor. En zoals u wel kunt vermoeden, houden veel van die redenen verband met covid. Doordat de productie van grondstoffen verstoord is, de vraag van de consumenten toeneemt en de economieën alles in het werk stellen om weer recht te krabbelen, is er een tekort ontstaan aan alle denkbare goederen, van kunststoffen tot metalen. Bovendien heeft de pandemie ook indirect de transportsector beïnvloed, met als gevolg een wereldwijde flessenhals die het zee- en wegvervoer verwerkt krijgt. Voeg daarbij nog de internationale honger naar ‘halfgeleiders’ en je hebt een perfecte storm waardoor inspanningen om een voorspelbare bevoorrading te verzekeren, meer weg hebben van een lotje in de loterij. Na decennia van ‘just-in-time’ productie, is just-in-time nu net te laat.
En wie nu niets plant, plant eigenlijk om te falen.
Iedereen is getroffen en Pentair is geen uitzondering. Er moet met beslistheid gereageerd worden en Pentair heeft met het oog daarop een procedure ingevoerd die haar waarde al bewezen heeft. De ‘Operational Taskforce’ van het bedrijf is een team met bijzonder ervaren medewerkers die in het verleden ook al situaties aangepakt hebben die een risico voor de bedrijfsvoering betekenden. De taskforce werd vijf jaar geleden opgericht met het volgende scenario voor ogen: factoren monitoren die de productie kunnen beïnvloeden, snel reageren om elke verstoring te verhelpen, en consequent communiceren met al het personeel en de klanten van Pentair.
Gewoonlijk komen de leden van de taskforce om de twee weken samen. Door de huidige situatie staan echter alle alarmlichten op rood zodat de taskforce tijdens 2021 minstens één keer per week vergaderd heeft.
We verkennen ongebaande paden
“Het werk van de ‘Operational Taskforce’ maakt deel uit van onze inspanningen om risico’s te beperken,” legt Marco Calatroni uit. En niemand is beter geplaatst dan Marco om de taskforce gegevens te bezorgen. Als ‘Head of Value Stream’ bij Pentair met een werkterrein dat van de ontwikkeling van nieuwe producten tot de productieplanning gaat, heeft hij een goede kijk op de Europese productie van Pentair. Zijn rol bestaat erin de efficiëntie te verbeteren en afvalstromen te beperken. En vandaag wordt zijn deskundigheid op de proef gesteld door het tekort aan grondstoffen en onderdelen waardoor de opslagruimtes leeg blijven.
“Het is voortdurend jongleren, maar we zien het ook als een kans om bij te leren,” gaat hij voort. “Om de wachttijden voor onze klanten tot een minimum te beperken, moeten we zo creatief mogelijk zijn. We hebben mogelijkheden ontdekt om vergelijkbare of betere onderdelen in te voeren zonder dat dit een impact op de prestaties van de producten heeft. Het vergt wel enige aanpassing, maar op lange termijn kan dat positief uitdraaien.”
De daad bij het woord voegen
Deze maand nog heeft Pentair onderdelen voor twee belangrijke productlijnen - de Autotrol 255-klep en de SIATA V132-klep - herwerkt, gewijzigd en aangepast.
“Voor de Autotrol vervaardigden we, deels manueel, een nieuw bovenste verdeelsysteem omdat het tekort daaraan de leveringen in het gedrang dreigde te brengen,” gaat Marco voort. “We pasten een vergelijkbaar verdeelsysteem van Fleck aan zodat dat perfect op de Autotrol past enwe leveren die eenheid tot onze Europese onderdelenleverancier een nieuwe mal heeft kunnen ontwikkelen. Voor een deel van het aanbod hebben we ook een nieuwe adapterkit voor het controlesysteem voor gas en lucht ontwikkeld om de onderbreking in de bevoorrading daarvan te overbruggen. Ondertussen krijgen we tijdelijk ook geen transformators voor de SIATA V132-kleppen geleverd zodat we die nu, om de bevoorrading in stand te houden, met een aangepaste transformator van Autotrol leveren.”
“Hoe dan ook, dat vergt planning, tests en soms de inzet van machines, terwijl we zelfs de kleinste wijziging ook nog omstandig moeten documenteren. Maar dat is het waard om de bedrijven van onze klanten te laten voortwerken. We proberen ook de leveringen eerlijk te verdelen om te vermijden dat iemand voorraden aanlegt. Prettig is dat niet, maar het is wel de eerlijkste manier om de tekorten over al onze - grote en kleine klanten - evenredig te verdelen. We moeten ons soepel opstellen en snel beslissingen nemen, maar ik ben er zeker van dat we daar uiteindelijk een sterker bedrijf door worden.”
Het hele plaatje voor ogen houden
Marco overlegt elke week met belangrijke spelers van de ‘Operational Taskforce’ uit de verschillende afdelingen - productie, aankoop, marketing, communicatie en productmanagement. Allemaal zijn ze grondig vertrouwd met de productieplanning en weten ze waar mogelijke bevoorradingsproblemen kunnen ontstaan, zodat ze weten welke producten getroffen kunnen worden (als dat het geval is). Ze kunnen dan beslissen wat moet gebeuren om de verstoring te beperken en wat er gecommuniceerd moet worden.
“Het is onze bedoeling om een dashboard samen te stellen met een volledig overzicht van de problemen – ‘the good, the bad and the ugly’”, zegt Eliane Poey-Lafrance, Product Manager Valves. “Zo krijgen we een volledig en nauwkeurig beeld. Alleen dan kunnen we maatregelen nemen en onze klanten een eerlijke raming geven.”
“Tijdens de vergaderingen kan het er hard aan toegaan. We hebben allemaal onze rol te spelen en we verwachten van elkaar dat we die vervullen. We krijgen te maken met moeilijke kwesties en beslissingen, maar we zijn een team met ruime bevoegdheden. We hebben de onafhankelijkheid en de flexibiliteit om snel belangrijke veranderingen in de productie in te voeren. Bijvoorbeeld van leverancier veranderen, voorrang geven aan een bepaalde productie, of een onderdeel aanpassen. We doen alles wat nodig is. Deze maand nog hebben we bijvoorbeeld deels met de hand onderdelen vervaardigd als vervanging voor een bestelling die met vertraging geleverd zal worden. En met een mooi resultaat overigens: de klant krijgt een beter product en ontvangt zijn bestelling sneller dan verwacht.”
Samen erdoorheen
“De ‘Operational Taskforce’ is de beste manier om met moeilijke situaties om te gaan”, geeft Marco Calatroni nog mee. “Ons dashboard vertelt de hele geschiedenis, zodat we problemen op de beste manier kunnen aanpakken en we eerlijk kunnen zijn met onszelf en onze klanten.”
“En onze klanten zijn op hun beurt loyaal gebleven omdat ze begrijpen wat we willen bereiken. Niemand ziet graag een bestelling vertraging oplopen, maar onaangename verrassingen zijn nog erger. Als je op voorhand weet wat er gaat gebeuren, kun je je daar op instellen. En ook al is het niet leuk, soms is het beter om te zeggen dat ... er eventjes niets te zeggen is! Belangrijk is om de communicatie met onze klanten open te houden en om zo transparant mogelijk te zijn. Dat is nodig om het vertrouwen tussen onze klanten en ons te behouden.”
“We zitten allemaal in hetzelfde schuitje”, besluit Marco. “Onze leveranciers, onze distributeurs, onze klanten en concurrenten hebben allemaal met dezelfde problemen te kampen. Maar we hebben de beste ploeg aan boord die ons in kalmer vaarwater kan brengen. Bij Pentair denken we vooruit, reageren we proactief en spannen we ons in om oplossingen te vinden die ons samen door deze moeilijke tijd zullen helpen.”
